1. Welche Daten müssen gesichert werden?

Beginnen Sie mit einer Übersicht Ihrer Arbeitsabläufe. Wo liegen Angebote, Aufträge, Rechnungen, Kundendaten und Projektunterlagen? Berücksichtigen Sie E-Mails, mobile Geräte und genutzte Cloudanwendungen. Eine Sicherung des Bürocomputers erfasst nicht automatisch alle diese Daten.

Notieren Sie für jeden Bereich den Speicherort, die zuständige Person und das eingesetzte Programm. Prüfen Sie bei Datenbanken und Fachanwendungen die vorgesehene Sicherungsfunktion: Das bloße Kopieren geöffneter Programmdateien kann für eine funktionsfähige Wiederherstellung unzureichend sein.

2. Wie viel Datenverlust und Ausfallzeit sind tragbar?

Klären Sie zwei Fragen: Wie viele Stunden Arbeit könnten Sie im schlimmsten Fall nachtragen? Und wie lange darf der Betrieb ohne die betroffene Anwendung auskommen?

Beispiel: Wenn höchstens zwei Stunden an Auftragsdaten fehlen dürfen, reicht eine Sicherung pro Nacht nicht aus. Die tatsächlichen Sicherungsabstände müssen dazu passen. Zur Ausfallzeit gehören außerdem Ersatzgeräte, Installation und Datenübertragung. Eine vorhandene Sicherungsdatei allein sagt noch nicht, wann Sie wieder arbeiten können.

3. Die 3-2-1-Regel für die Datensicherung nutzen

Die 3-2-1-Regel ist eine Grundlage für die Verteilung Ihrer Daten:

• 3 Kopien insgesamt: die genutzten Originaldaten und mindestens zwei Sicherungskopien.
• 2 unterschiedliche Speichermedien: beispielsweise Festplattenspeicher und Band; auch lokale Sicherungen und ein geeignetes Cloudbackup können kombiniert werden.
• 1 Kopie außer Haus: räumlich getrennt, damit ein Schaden am Betriebsstandort nicht alle Kopien gleichzeitig betrifft.

Zusätzlich sollte mindestens eine Sicherung offline oder für eine festgelegte Zeit gegen Veränderung und Löschung geschützt sein. Der Backup-Anbieter Veeam erläutert die 3-2-1-Regel und ihre Erweiterung (englisch).

4. Backup und Synchronisation unterscheiden

Eine Synchronisation hält Dateien an mehreren Orten auf demselben Stand. Dabei kann sich auch eine versehentliche Löschung übertragen. Papierkorb und Versionsverlauf helfen je nach Dienst, haben aber Grenzen. Prüfen Sie deshalb konkret, welche Daten wie lange und auf welchem Weg wiederherstellbar sind.

Auch bei Cloudanwendungen gehört die Datensicherung in den Plan. Microsoft beschreibt beispielsweise eine gesonderte Backup-Funktion für Microsoft 365. Welche Lösung passt, hängt von Ihren Anforderungen und den vorhandenen Funktionen ab.

Unterscheiden Sie außerdem Dateisicherung und Systemsicherung. Einzelne Dokumente zurückzuholen ist eine andere Aufgabe als einen kompletten Arbeitsplatz einschließlich Anwendungen wiederherzustellen. Legen Sie den benötigten Umfang vor der Einrichtung fest.

5. Automatische Sicherungen und ältere Versionen planen

Richten Sie wiederkehrende Sicherungen passend zur Änderungshäufigkeit ein. Ein fester Empfänger erhält Status- und Fehlermeldungen. Klären Sie, wer eingreift, wenn ein Gerät ausgeschaltet war, Speicher fehlt oder ein Sicherungslauf ausbleibt.

Bewahren Sie mehrere Wiederherstellungspunkte auf. Wird eine beschädigte Datei erst nach einigen Tagen entdeckt, kann die neueste Kopie bereits denselben Fehler enthalten. Stimmen Sie Sicherungsabstände und Aufbewahrungsdauer gemeinsam ab. Neue Programme, Ordner oder Mitarbeitende sind ein Anlass, den Plan erneut zu prüfen.

Diese Kontrollen lassen sich in die regelmäßige IT-Wartung für Kleinbetriebe aufnehmen.

6. Sicherungskopien und Zugänge schützen

Bewahren Sie externe Datenträger geschützt auf und trennen Sie für Offline-Sicherungen genutzte Geräte nach Abschluss vom System. Schützen Sie Onlinekonten durch eine zusätzliche Anmeldebestätigung. Das britische NCSC beschreibt grundlegende Maßnahmen zum Schutz von Backups (englisch).

Verschlüsseln Sie Sicherungen, wenn Unbefugte auf Datenträger oder Speicher zugreifen könnten. Die benötigten Schlüssel und Notfallzugänge müssen berechtigten Personen auch beim Ausfall des ursprünglichen Computers zur Verfügung stehen. Dokumentieren Sie den Zugangsweg, ohne Passwörter offen im Sicherungsplan abzulegen.

7. Daten tatsächlich wiederherstellen und prüfen

Testen Sie regelmäßig, ob sich ausgewählte Dateien aus einem passenden Sicherungsstand zurückholen und öffnen lassen. Verwenden Sie einen getrennten Testordner, damit produktive Daten erhalten bleiben. Prüfen Sie bei Fachanwendungen zusätzlich, ob das Programm mit den wiederhergestellten Daten funktioniert.

Halten Sie Datum, Sicherungsstand, Ergebnis und benötigte Zeit fest. Wiederholen Sie den Test nach wesentlichen Änderungen. Eine erfolgreiche Prüfung einzelner Dokumente belegt noch keine vollständige Systemwiederherstellung; dieser Ablauf braucht einen eigenen Test.