Fundgrube · IT im Arbeitsalltag
Druckerprobleme lösen: 7 Schritte fürs Büro
Wenn der Ausdruck ausbleibt, hilft eine klare Reihenfolge.
Druckerprobleme kosten Zeit: Das Angebot hängt in der Warteschlange, der Lieferschein kommt nicht heraus oder das Gerät erscheint offline. Mit diesen sieben Prüfschritten grenzen Sie die Ursache ein.
ratio CRM zeigt, was Sie selbst prüfen können und welche Informationen Ihrer IT-Betreuung bei der weiteren Fehlersuche helfen.
Mit den Prüfschritten starten
Zuerst den Fehler eingrenzen
Notieren Sie die Fehlermeldung und prüfen Sie: Betrifft es einen einzelnen Auftrag, einen Arbeitsplatz oder alle im Büro? Ändern Sie anschließend jeweils nur eine Sache und testen Sie erneut. So bleibt nachvollziehbar, welche Maßnahme geholfen hat.
Druckerprobleme: sieben sinnvolle Prüfschritte
Anzeige, Papier und Verbrauchsmaterial prüfen
Lesen Sie zuerst die Meldung am Gerät. Ist Papier im richtigen Fach? Sind die vorgesehenen Abdeckungen geschlossen? Meldet der Drucker fehlenden Toner, leere Tinte oder einen Papierstau?
Bei einem Stau gilt die Anleitung für das genaue Modell. Papier nicht gewaltsam herausziehen; heiße Bauteile im Laserdrucker erst nach der vorgesehenen Abkühlung berühren. Brother beschreibt dies beispielsweise in seinen Hinweisen zum Papierstau.
Eine Testseite ausgeben
Viele Geräte können über ihr Bedienfeld eine interne Test- oder Statusseite drucken. Den Menüpunkt finden Sie im Modellhandbuch. Misslingt bereits dieser geräteinterne Test, beginnen Sie die weitere Suche am Drucker.
Funktioniert er, prüfen Sie den Weg vom Computer: etwa mit einer Windows-Testseite über die Druckereigenschaften. Sie testet zusätzlich die eingerichtete Druckverbindung. Dell erklärt den Windows-Testdruck.
USB, Netzwerkkabel oder WLAN kontrollieren
Kontrollieren Sie bei USB die Verbindung zwischen Computer und Drucker, bei LAN den Sitz des Netzwerkkabels. Bei WLAN prüfen Sie am Gerät, ob es mit dem vorgesehenen Büronetz verbunden ist. Ein Gastnetz kann den Zugriff auf Bürogeräte verhindern.
Notieren Sie, ob das Problem nach einem Routerwechsel auftrat. Verbindungstests beschreibt die Microsoft-Druckerhilfe. Bei weiteren Funkproblemen hilft unser Beitrag WLAN Probleme lösen.
Den richtigen Drucker auswählen
Öffnen Sie den Druckdialog und vergleichen Sie den ausgewählten Gerätenamen mit dem gewünschten Drucker. Ähnliche Namen, alte Einträge oder ein PDF-Drucker können zur falschen Auswahl führen.
Prüfen Sie außerdem Papierformat, Fach und Seitenbereich. Ein Auftrag, der auf anderes Papier wartet, braucht eine passende Einstellung. Halten Sie die verwendeten Gerätenamen für das Team eindeutig fest.
Die Druckwarteschlange ansehen
Unter Windows 11 öffnen Sie Einstellungen → Bluetooth und Geräte → Drucker und Scanner, wählen den Drucker und öffnen seine Warteschlange. Prüfen Sie, ob Ihr Auftrag angehalten wurde oder festhängt.
Brechen Sie einen eigenen fehlerhaften Auftrag bei Bedarf ab und senden Sie zunächst eine einzelne Testseite. Stimmen Sie Eingriffe in gemeinsame Warteschlangen mit dem Team ab. Weitere Schritte am Druckdienst übernimmt die zuständige IT-Betreuung. Microsoft: blockierte Druckaufträge.
Datei und Anwendung vergleichen
Drucken Sie ein einfaches Dokument aus einer anderen Anwendung. Klappt das, konzentrieren Sie sich auf die ursprüngliche Datei oder deren Programm. Diesen Vergleich empfiehlt auch Apple bei Druckproblemen am Mac.
Testen Sie bei einer umfangreichen Datei zunächst eine Seite. Ein weiterer Arbeitsplatz kann beim Eingrenzen helfen: Funktioniert derselbe Drucker dort, spricht das für ein Problem am zuerst verwendeten Arbeitsplatz oder dessen Verbindung.
Passende Treiber und Updates prüfen
Notieren Sie Modell und Betriebssystem. Verwenden Sie für Windows geeignete Treiber aus Windows Update oder vom offiziellen Hersteller. Eine ähnlich klingende Modellbezeichnung reicht für die Auswahl nicht aus. Die Microsoft-Anleitung zu Druckertreibern erläutert die Installationswege und Besonderheiten bei ARM-PCs.
Planen Sie Änderungen an gemeinsam genutzten Geräten mit Ihrer IT-Betreuung. Halten Sie die bisherigen Einstellungen fest und prüfen Sie anschließend die benötigten Funktionen, etwa beidseitigen Druck, Papierfächer und die Verbindung der Arbeitsplätze.
Welcher Test passt zum Fehler?
Die Beobachtungen geben Hinweise für die nächste Prüfung; eine Ursache steht damit noch nicht sicher fest.
| Beobachtung | Nächster Test |
|---|---|
| Drucker erscheint offline | Betriebszustand, Kabel und vorgesehenes Netzwerk kontrollieren. Den ausgewählten Gerätenamen vergleichen. |
| Auftrag bleibt stehen | Warteschlange und Gerätemeldung ansehen. Prüfen, ob Papier fehlt oder der eigene Auftrag angehalten ist. |
| Nur eine Datei scheitert | Eine einzelne Seite und ein einfaches Dokument aus einer anderen Anwendung testen. |
| Ausdruck hat Streifen | Geräteeigene Prüfseite ausgeben. Ist sie ebenfalls betroffen, die modellbezogenen Hinweise zur Druckqualität nutzen. |
| Alle Arbeitsplätze betroffen | Geräteanzeige und gemeinsamen Verbindungsweg prüfen lassen; bei Druckerfreigabe auch den bereitstellenden Computer einbeziehen. |
Druckerprobleme im Büro vermeiden
Legen Sie fest, wer Verbrauchsmaterial nachbestellt, Störungen aufnimmt und Änderungen mit der IT-Betreuung abstimmt. Bewahren Sie Modellbezeichnung, Handbuch und Ansprechpartner an einem gemeinsamen Ort auf.
Notieren Sie wiederkehrende Fehler mit Datum und betroffenen Arbeitsplätzen. Daraus lässt sich eher erkennen, ob eine einzelne Anwendung, ein Standort oder ein Gerät regelmäßig Schwierigkeiten macht. Geplante Prüfungen können Teil Ihrer IT-Wartung für Kleinbetriebe werden.
Checkliste für die Unterstützung
- Gerät: Hersteller, genaue Modellbezeichnung und Anschlussart.
- Fehler: Meldung am Bildschirm und am Drucker, möglichst im Wortlaut.
- Umfang: Ein Dokument, ein Arbeitsplatz oder das gesamte Büro?
- Tests: Ergebnisse von Testseite, anderer Datei und weiterem Arbeitsplatz.
- Änderungen: Seit wann besteht das Problem, und was wurde zuvor geändert?
Mit diesen Angaben kann die Fehlersuche gezielter beginnen. Wenn möglich, verwenden Sie für Tests eine einfache Seite ohne Kunden- oder Personaldaten.
Druckerprobleme kosten Sie Arbeitszeit?
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